AUSGANGSSITUATION
In vielen Unternehmen sind die benötigten Informationen vorhanden. Sie befinden sich jedoch an unterschiedlichen Stellen. Kundenanforderungen liegen im Lastenheft. Technische Entscheidungen liegen im Projektordner. Produktinformationen stehen in Datenblättern oder PLM Systemen. Die Begründung einer früheren Entscheidung kennt häufig nur der zuständige Experte.
Mit jeder neuen Anfrage beginnt deshalb ein Teil der Analyse erneut.
DECOTA macht bereits vorhandenes Wissen wieder nutzbar.
Bevor kalkuliert wird, müssen die Anfrageunterlagen vollständig durchdrungen sein. Dieser Schritt ist heute weitgehend manuell und nicht dokumentiert. Er bindet den größten Teil der verfügbaren Zeit und entscheidet über die Qualität des Angebots.
Auf ein Angebot zu einer komplexen Anfrage entfallen im Schnitt 240 Stunden. Der überwiegende Teil davon ist Lesen, Markieren und Übertragen in Tabellen oder ERP-Systeme.
Quelle: Universität Bern
Dieselbe Anfrage liegt in der Regel bei mehreren Anbietern. Wer zuerst substanziell antwortet, prägt das Gespräch. 70–80 % der abgegebenen Angebote gehen verloren.
Quelle: PwC · CSK Management
Rund 80 % der Anforderungen wiederholen sich zwischen Anfragen. Ohne strukturierte Ablage wird dieselbe Leistung mehrfach erbracht.
200 Seiten Anfrageunterlagen. Auf Seite 47 steht eine Vertragsstrafe, auf Seite 132 eine Zertifizierungspflicht. Das Team markiert manuell in PDFs und hofft, dass beim Review nichts durchrutscht. Meistens tut es das doch.
Erfassung, Analyse, Entscheidung, Validierung, Angebot, Abschluss. Der Status jeder Anfrage steckt in Excel-Tabellen, E-Mails und Köpfen. Wer bearbeitet was? Wo stehen wir? Niemand hat den Überblick.
Dieselbe Anforderung wurde letztes Jahr schon einmal beantwortet. Aber das Angebot liegt in einem Ordner, den niemand findet. Jede Anfrage startet bei null, obwohl 80 % der Anforderungen bekannt sind.
SO FUNKTIONIERT ES
Vom Dokumentenstapel zur strukturierten Anforderungsbasis.
DECOTA extrahiert jede Anforderung aus den vollständigen Anfrageunterlagen, strukturiert und mit exakter Quellstelle im Original. Auch die auf Seite 47.
Jede Anforderung geht direkt an die zuständigen Kollegen. Status und Fristen bleiben im Projekt-Cockpit sichtbar. Übertragen, Formatieren und Nachverfolgen übernimmt die Plattform.
Bekannte Anforderungen aus früheren Projekten werden automatisch wiedererkannt und mit validierten Antworten vorgeschlagen. Das Wissen bleibt im Unternehmen, nicht nur in Köpfen.
DECOTA unterstützt die Auswertung von Lastenheften, Spezifikationen, Ausschreibungsunterlagen und weiteren Dokumenten mit Anforderungen. So lassen sich auch umfangreiche Kundenanfragen strukturiert bearbeiten.
Jede extrahierte Anforderung ist mit ihrer Fundstelle im Dokument verknüpft. Im PDF-Viewer können Sie den ursprünglichen Zusammenhang prüfen und Anforderungen ergänzen oder bearbeiten.
DECOTA unterstützt Sie dabei, widersprüchliche Vorgaben, Risiken und mögliche Deal-Breaker zu erkennen. Ihr Team prüft die Hinweise und entscheidet, welche Auswirkungen sie auf die Anfrage haben.
Anforderungen lassen sich den zuständigen Fachbereichen zur Prüfung zuweisen. Bewertungen und offene Fragen werden an der jeweiligen Anforderung festgehalten und bleiben für die weitere Bearbeitung nachvollziehbar.
DECOTA führt Anforderungen, Risiken und offene Punkte zu einer Entscheidungsgrundlage zusammen. So kann Ihr Team früher einschätzen, ob eine Anfrage zum Unternehmen passt und welcher Klärungsbedarf vor einer Angebotszusage besteht.