WARUM JETZT
Warum technische Anforderungen mehr Aufmerksamkeit brauchen
Drei Entwicklungen bestimmen, wie viel Aufwand ein belastbarer Umsetzungsvorschlag kostet.
Anfragen mischen Fachlichkeit und Technik
Leistungsbeschreibungen, Fragenkataloge und technische Anlagen enthalten Anforderungen an Funktionen, Schnittstellen, Betrieb, Datenschutz und Service. Die Zerlegung dieser Unterlagen bleibt Handarbeit.
Bewährte Antworten sind vorhanden, aber schwer zu finden
Geprüfte Texte, Aufwandsschätzungen und Architekturentscheidungen liegen in älteren Angeboten und persönlichen Ablagen. Für jede Anfrage wird neu zusammengesucht, was schon einmal belastbar war.
Nach dem Rahmenvertrag beginnt der Wettbewerb
Abrufe und Miniwettbewerbe folgen dicht aufeinander und verlangen kurze Reaktionszeiten. Die Ähnlichkeit zwischen den Verfahren bleibt ungenutzt, wenn frühere Bewertungen nicht auffindbar sind.
BEISPIELHAFTER ABLAUF
Von der Leistungsbeschreibung zum abgestimmten Umsetzungsvorschlag
Vertrieb, technische Fachbereiche und Delivery prüfen, welche Anforderungen mit vorhandenen Leistungen erfüllt werden können und welche zusätzlichen Arbeiten entstehen.
Anfrage und Leistungsumfang bewerten
Kundenunterlagen beschreiben fachliche Ziele, technische Anforderungen und vertragliche Bedingungen. Vertrieb und Delivery prüfen, ob Leistungen, Kompetenzen, Kapazitäten und Termine grundsätzlich zur Anfrage passen.
Anforderungen in Bearbeitungslisten überführen
Vorgaben aus Leistungsbeschreibungen, Fragenkatalogen und technischen Anlagen werden zusammengetragen und verteilt. Anforderungen an Funktionen, Schnittstellen, Betrieb, Datenschutz und Service werden von den zuständigen Fachbereichen bewertet.
Vorhandene Leistungen und Umsetzungslücken prüfen
Das Team vergleicht die Anforderungen mit Softwaremodulen, Leistungspaketen und Erfahrungen aus früheren Projekten. Fehlende Funktionen, notwendige Schnittstellen und zusätzliche Entwicklungsleistungen werden mit den technischen Verantwortlichen geklärt.
Kundenfragen und Partnerbeiträge abstimmen
Unklare Anforderungen werden mit dem Kunden besprochen. Für externe Leistungen erhalten Umsetzungspartner passende Unterlagen. Annahmen, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten werden zusammengeführt und bilden die Grundlage für Aufwand und Terminplanung.
Angebot freigeben und an die Umsetzung übergeben
Leistungsumfang, Abnahmekriterien, Ausnahmen und Aufwände werden abgestimmt. Nach der Beauftragung benötigt das Umsetzungsteam den vereinbarten Anforderungsstand einschließlich der Klärungen und Annahmen aus der Angebotsphase.
Wesentlich ist, dass die während der Anfrage erarbeiteten Entscheidungen vollständig in die Umsetzung gelangen und bei späteren Änderungen auffindbar bleiben.
MIT DECOTA
Was sich für Ihr Team verbessert
Anforderungen und Widersprüche früher erkennen
DECOTA erfasst die Anforderungen aus Leistungsbeschreibung, Fragenkatalog und technischen Anlagen und verknüpft jede mit ihrer Quellstelle. Offene Punkte und Abhängigkeiten werden sichtbar, bevor Aufwände geschätzt werden.
Geprüfte Bewertungen wiederverwenden
Bei Abrufen und ähnlichen Verfahren erkennt DECOTA bekannte Anforderungen und schlägt die geprüften Antworten und Aufwandsannahmen vor. Ihr Team bestätigt oder korrigiert, statt in alten Angeboten zu suchen.
Anforderungen in eine strukturierte Antwort überführen
Die bewerteten Anforderungen bilden die Grundlage für Umsetzungsvorschlag und Aufwandsdarstellung. Klärungen und Annahmen aus der Angebotsphase bleiben mit der Anforderung verknüpft und stehen der Umsetzung zur Verfügung.
FÜR ENTSCHEIDER AUF DEN PUNKT
Sie klären Leistungsumfang, Schnittstellen und Entwicklungsbedarf vor der Zusage. Vertrieb und Umsetzung arbeiten mit denselben Anforderungen und dokumentierten Annahmen. Frühere Projekterfahrungen werden wiederverwendbar und helfen, Aufwände fundierter einzuschätzen.
Häufige Fragen
Wir verlieren Wissen, wenn Bid-Manager das Unternehmen verlassen. Ändert sich das?
Dokumentierte und validierte Anforderungen, Texte und Bewertungen bleiben als gemeinsame Wissensbasis verfügbar. Neue Beteiligte können frühere Ergebnisse mit ihrem fachlichen Kontext nachvollziehen und ihre Eignung für aktuelle Aufgaben prüfen. Erfahrungswissen, das bisher nur bei einzelnen Personen liegt, muss dafür zunächst erfasst werden.
Funktioniert das auch für Abrufe und Miniwettbewerbe aus Rahmenverträgen?
DECOTA kann wiederkehrende Anforderungen mit den hinterlegten Inhalten aus früheren Vorgängen abgleichen. Das erleichtert die Vorbereitung von Abrufen innerhalb eines Rahmenvertrags. Ihr Team prüft dabei, welche Anforderungen unverändert gelten und wo sich Leistungsumfang, Schnittstellen oder weitere Bedingungen unterscheiden.
Wie bilden wir unser Portfolio ab, wenn es aus Software und Dienstleistung besteht?
Softwaremodule und Leistungspakete werden wie Produktmerkmale in der Wissensbasis erfasst und gegen die Anforderungen geprüft. So wird sichtbar, welcher Teil des Portfolios eine Anforderung abdeckt und wo Entwicklungsaufwand entsteht.
Wo kann DECOTA Ihr Team entlasten
In einem ersten Gespräch von 30 Minuten verstehen wir, wie Sie heute arbeiten, prüfen passende Einsatzmöglichkeiten und ordnen gemeinsam ein, welchen Nutzen DECOTA für Ihr Team haben kann.
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