WARUM JETZT
Warum technische Anforderungen mehr Aufmerksamkeit brauchen
Drei Entwicklungen bestimmen, wie viel Aufwand eine belegbare Antwort auf einen Kriterienkatalog kostet.
Kriterienkataloge werden umfangreicher
Bewertungsmatrizen mit hunderten Kriterien werden von Hand abgearbeitet, häufig in mehreren Verfahren parallel. Produktmerkmale, Aufbereitung, Service und Nachweise liegen dabei in unterschiedlichen Unterlagen.
Standardfragen binden Fachkapazität
Wiederkehrende Fragen zu Produkteigenschaften und Nachweisen werden immer wieder neu beantwortet. Regulatory Affairs und Qualitätsmanagement arbeiten an Punkten, die bereits dokumentiert sind.
Produkt- und Nachweiswissen verfügbar halten
Welcher Nachweis zu welchem Produktstand gehört, wissen einzelne Verantwortliche. Ändert sich eine Vorgabe oder wechselt Personal, ist der Bezug nur mit Aufwand wiederherzustellen.
BEISPIELHAFTER ABLAUF
Von der Kundenanforderung zur belegbaren Produktbewertung
Technischer Vertrieb, Produktmanagement, Service und Regulatory Affairs führen Anforderungen, Produktmerkmale und vorhandene Nachweise zusammen.
Kundenbedarf und Kriterien sichten
Die Anfrage enthält technische, klinische, hygienische und wirtschaftliche Anforderungen. Der Vertrieb prüft mit dem Produktmanagement, welche Geräte oder Systeme grundsätzlich infrage kommen und welche Fachbereiche beteiligt werden müssen.
Kriterien erfassen und Fachbereichen zuweisen
Anforderungen aus Kriterienkatalogen, Anlagen und ergänzenden Vorgaben werden in Bearbeitungslisten übernommen. Fragen zu Produkteigenschaften, Aufbereitung, Service und regulatorischen Nachweisen gehen an die jeweiligen Verantwortlichen.
Produkte und Nachweise prüfen
Die Fachbereiche vergleichen die Anforderungen mit Produktunterlagen, Prüfberichten und freigegebenen Informationen. Sie bewerten, welche Ausführung geeignet ist, welche Nachweise vorliegen und wo zusätzliche Klärungen oder Prüfungen erforderlich sind.
Rückfragen und Leistungsumfang abstimmen
Offene Punkte werden mit dem Kunden und gegebenenfalls mit Lieferanten geklärt. Zubehör, Einbindung, Schulung und Service werden abgestimmt. Neue Informationen müssen in die Produktbewertung und die vorgesehenen Antworten übernommen werden.
Antworten freigeben und Produktbezug erhalten
Die Rückmeldungen werden fachlich geprüft und mit den passenden Nachweisen zusammengeführt. Bei späteren Änderungen muss nachvollziehbar sein, auf welchen Produktstand und welche Dokumentfassung sich die ursprüngliche Bewertung bezogen hat.
Die belastbare Antwort entsteht durch das Zusammenführen von Produktwissen und Nachweisen aus mehreren Fachbereichen und Dokumentationsständen.
MIT DECOTA
Was sich für Ihr Team verbessert
Anforderungen und Widersprüche früher erkennen
DECOTA erfasst die Kriterien aus Katalog, Anlagen und ergänzenden Vorgaben und verknüpft jede mit ihrer Quellstelle. Offene Punkte und widersprüchliche Angaben werden sichtbar, bevor die Antwort entsteht.
Technische Aussagen nachvollziehbar prüfen
Zu jedem Kriterium ist einsehbar, welches Produktmerkmal und welcher Nachweis es abdeckt und auf welchen Dokumentstand sich das bezieht. Die fachliche Bewertung bleibt bei Regulatory Affairs und Qualitätsmanagement.
Geprüfte Bewertungen wiederverwenden
Wiederkehrende Kriterien erkennt DECOTA über Verfahren hinweg und schlägt die geprüfte Bewertung aus früheren Anfragen vor. Ihre Fachbereiche bestätigen oder korrigieren, statt neu zu recherchieren.
FÜR ENTSCHEIDER AUF DEN PUNKT
Ihre Produktspezialisten verbringen weniger Zeit mit wiederkehrenden Rückfragen. Vertrieb und Produktmanagement greifen auf bereits geprüfte Informationen und hinterlegte Nachweise zu. Bei geänderten Vorgaben lässt sich gezielter prüfen, welche dokumentierten Produktstände betroffen sind.
Häufige Fragen
Wir beliefern Einkaufsgemeinschaften mit vielen ähnlichen Anfragen. Lohnt sich das dafür besonders?
Wiederkehrende Anforderungen bieten gute Ansatzpunkte für die Wiederverwendung. DECOTA schlägt passende, bereits validierte Inhalte aus früheren Kundenanfragen vor. Ihr Team prüft deren Gültigkeit für das angefragte Produkt und die aktuellen Bedingungen. Wie viel Aufwand sich dadurch einsparen lässt, bewerten wir anhand Ihrer Vorgänge.
Wie aktuell sind Produktmerkmale und Nachweise in DECOTA?
Die Aussagekraft hängt von den hinterlegten Vorgaben, Produktständen und Nachweisen ab. Wird eine geänderte Vorgabe in der Wissensbasis berücksichtigt, unterstützt DECOTA die Prüfung der dokumentierten Verknüpfungen. Ihr Fachbereich bewertet die Betroffenheit und aktualisiert die zugehörigen Bewertungen und Nachweise.
Trifft DECOTA Aussagen zur Zulassungsfähigkeit eines Produkts?
Nein. DECOTA führt Anforderungen, Produktmerkmale und vorliegende Nachweise zusammen und zeigt, wo ein Nachweis fehlt. Die regulatorische Beurteilung und jede Zulassungsentscheidung liegt bei Ihren Fachbereichen.
Wo kann DECOTA Ihr Team entlasten
In einem ersten Gespräch von 30 Minuten verstehen wir, wie Sie heute arbeiten, prüfen passende Einsatzmöglichkeiten und ordnen gemeinsam ein, welchen Nutzen DECOTA für Ihr Team haben kann.
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