Von komplexen Anfragen zu klaren Entscheidungen.
Die Plattform für Anforderungen, Produktwissen und Compliance
DAS UMFELD
Das Projektgeschäft verändert sich schneller als die Prozesse dahinter.
Unternehmen im kundenspezifischen Projektgeschäft stehen vor mehreren Entwicklungen gleichzeitig. Sie treffen dieselben Fachbereiche, die Anfragen, Lastenhefte und Ausschreibungen bewerten, also Vertrieb, Engineering, Produktmanagement und Compliance.
Volatile Märkte
Nachfrage, Preise und Lieferketten verändern sich kurzfristig. Angebote müssen mit weniger Vorlauf belastbar kalkuliert werden.
Komplexere Anforderungen
Lastenhefte werden umfangreicher. Vorgaben zu Sicherheit, Nachhaltigkeit und Dokumentation kommen hinzu und müssen nachgewiesen werden.
Wettbewerbsdruck
Mehr Anbieter je Ausschreibung und kürzere Fristen. Verspätete oder unvollständige Angebote scheiden früh aus.
Kostendruck im Vertrieb
Angebotsvorbereitung zählt zu den Vertriebs- und Verwaltungskosten (SG&A). Jede nicht gewonnene Ausschreibung bleibt Aufwand ohne Ertrag, während die Zahl der Anfragen steigt.
Wissensverlust durch Renteneintritte
Erfahrene Fachkräfte verlassen die Unternehmen. Ihr Wissen über Kunden, Produkte und frühere Projekte ist selten dokumentiert.
Zölle und Handelsregeln
Ursprungsregeln, Zölle und Exportvorgaben ändern sich kurzfristig und wirken bis in einzelne Anforderungen hinein.
Wie sich das in der täglichen Arbeit auswirkt, zeigt sich an einem einzelnen Vorgang, der Bearbeitung einer komplexen Kundenanfrage.
Zur AusgangslageDIE AUSGANGSLAGE
Warum die Bearbeitung komplexer Anfragen so aufwendig ist.
Im industriellen Projektgeschäft ist eine Kundenanfrage, ein Lastenheft oder eine Ausschreibung häufig erst der Anfang. Anforderungen müssen verstanden, mit bestehenden Produkten und Leistungen abgeglichen und auf technische, wirtschaftliche sowie regulatorische Risiken geprüft werden.
Dafür arbeiten oft mehrere Fachbereiche zusammen, die unterschiedliche Informationen und Perspektiven einbringen. Bis eine fundierte Entscheidung möglich ist, müssen Unterlagen gesichtet, Bewertungen abgestimmt und Ergebnisse zusammengeführt werden.
Acht typische Arbeitsschritte, die bei der Bearbeitung komplexer Anfragen immer wieder auftreten.
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Die Herausforderung liegt im Zusammenspiel.
Nicht ein einzelner Arbeitsschritt verursacht den hohen Aufwand. Es ist das Zusammenspiel aus manueller Bearbeitung, wiederholten Abstimmungen, verteilten Informationen und Bewertungen, die immer wieder neu zusammengeführt werden müssen.
Hinzu kommt, dass vorhandenes Wissen aus früheren Anfragen häufig nicht systematisch wiederverwendet wird.
DIE PLATTFORM
Von komplexen Anfragen zu klaren Entscheidungen.
DECOTA ist eine B2B-Softwareplattform für Unternehmen, die komplexe Kundenanfragen, Ausschreibungen, Lastenhefte, Spezifikationen und Leistungsverzeichnisse bearbeiten. Die Plattform extrahiert und strukturiert Anforderungen, prüft sie gegen interne Vorgaben und Standards und gleicht sie mit Produkten, Leistungen und bestehendem Unternehmenswissen ab.
DECOTA bringt Anforderungen, fachliche Bewertungen und vorhandenes Unternehmenswissen zusammen. Die Plattform unterstützt dabei, Zusammenhänge schneller zu erkennen, kritische Punkte frühzeitig zu prüfen und passende Produkte oder Lösungen zu identifizieren.
Anforderungen strukturieren. Quellen erhalten.
Wissen wiederverwenden.
Anforderungen aus unterschiedlichen Unterlagen werden gemeinsam bearbeitbar. Das Team behält den Bezug zur Quelle. Frühere Bewertungen und Entscheidungen bleiben auffindbar, auch wenn die Person, die sie getroffen hat, nicht mehr im Unternehmen ist.
Vorgaben vergleichen. Abweichungen prüfen. Bewertungen nachvollziehen.
Anforderungen lassen sich gegen hinterlegte Vorgaben bewerten. Quellen und dokumentierte Entscheidungen unterstützen die fachliche Prüfung.
Produktwissen bündeln. Passende Merkmale finden. Lücken erkennen.
Das Team vergleicht Anforderungen mit Produktmerkmalen und erkennt, welche Lösung grundsätzlich passt und wo technische Klärung notwendig ist.
Alle drei Fähigkeiten arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis.
Plattform im Detail ansehen →PRODUKTBEWEIS · BEISPIELDATEN
Wie das im Produkt aussieht.
Drei Ausschnitte aus der Plattform, jeweils mit Beispieldaten. Sie zeigen, wie Anforderung, Vorgabe und Produktmerkmal zusammengeführt und bewertet werden.
DURCHGÄNGIGES BEISPIEL · PRODUKTVERGLEICH
BEISPIELDATENEine Anforderung, zwei Produkte, zwei unterschiedliche Bewertungen.
Einsatz bei −30 °C
Quelle: Lastenheft Statorlinie v2.1 · Seite 67 · Abschnitt 6.4
SPEZIFIZIERTER TEMPERATURBEREICH
−20 bis +50 °C
Merkmalblatt TL-Modular v4.2
Die geforderten −30 °C liegen unterhalb des spezifizierten Bereichs. Technische Klärung erforderlich, bevor eine Aussage möglich ist.
SPEZIFIZIERTER TEMPERATURBEREICH
−40 bis +50 °C
Merkmalblatt TL-Arctic v2.0
Der spezifizierte Bereich schließt die geforderten −30 °C ein. Dieses Merkmal ist damit abgedeckt.
Bewertet wird hier ein einzelnes Merkmal. Eine abgedeckte Temperaturanforderung ist keine Freigabe des Produkts für die gesamte Anfrage. Dafür sind alle übrigen Anforderungen und die fachliche Entscheidung maßgeblich.
ANWENDUNGSFÄLLE
Praxisnah. Kundenorientiert. Modular.
Nicht jedes Team startet mit derselben Frage. Vertrieb, Engineering, Produktmanagement und Compliance kommen von unterschiedlichen Seiten auf dieselben Anforderungen. Die Plattform bleibt dieselbe, der Einstieg unterscheidet sich.
BRANCHEN
Zu Hause in Ihrer Branche.
Jede Branche arbeitet mit eigenen Normen, Dokumentformaten und Nachweispflichten. DECOTA verarbeitet komplexe Anfragen in den Dokumentformaten Ihrer Branche.
INSIGHTS
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„DECOTA liefert unseren Kunden Klarheit darüber, welche Anforderungen ihre Produkte erfüllen, wo Lücken bestehen und was als Nächstes zu klären ist.“
Häufig gestellte Fragen.
Wie kommen unsere Anforderungen in DECOTA?
Sie laden die vorliegenden Unterlagen hoch. DECOTA schlägt daraus Anforderungen vor, jeweils mit Verweis auf Dokument, Seite und Abschnitt. Ihr Team prüft und ergänzt diese Vorschläge. Ab diesem Punkt arbeiten Sie mit Listen, Filtern, Zuständigkeiten und Freigaben wie in jeder Fachanwendung.
Wir nutzen bereits Copilot, ChatGPT oder ein RFP-Tool. Wofür brauchen wir DECOTA?
Copilot, ChatGPT und RFP-Tools unterstützen Analyse und Antworterstellung. DECOTA ergänzt das um eine dauerhaft strukturierte Datenbasis und Multi-Agenten-Orchestrierung. Spezialisierte Agenten übernehmen definierte Aufgaben wie Analyse, Prüfung, Matching oder Zusammenfassung. Anforderungen, Quellen, Bewertungen, Vorgaben und Produktwissen bleiben dabei nachvollziehbar miteinander verknüpft. So entsteht aus einzelnen KI-Antworten ein wiederverwendbarer, steuerbarer Prozess.
Woran erkennen wir, dass eine Bewertung belastbar ist?
DECOTA unterscheidet sichtbar zwischen einem Vorschlag, einer Bewertung in Prüfung und einer fachlich bestätigten Bewertung. Zu jeder Bewertung gehören die verknüpften Quellen und der Bearbeitungsverlauf. Die fachliche Entscheidung selbst treffen die verantwortlichen Personen in Ihrem Unternehmen.
Was passiert, wenn sich eine Vorgabe ändert?
Weil Anforderungen, Vorgaben und Produktmerkmale verknüpft sind, lässt sich eingrenzen, welche bestehenden Bewertungen von einer Änderung berührt werden und erneut betrachtet werden sollten. Die erneute Prüfung selbst bleibt eine fachliche Aufgabe.
Was passiert mit dem Wissen, wenn erfahrene Fachkräfte das Unternehmen verlassen?
Bewertungen, Begründungen und Entscheidungen werden in DECOTA zusammen mit den zugehörigen Anforderungen und Quellen gespeichert. Sie bleiben für das Team auffindbar und lassen sich bei neuen Anfragen wiederverwenden, unabhängig davon, wer sie ursprünglich getroffen hat. So bleibt Erfahrungswissen im Unternehmen, auch wenn einzelne Personen ausscheiden.
Ist die KI Voraussetzung für den Betrieb?
Nein. Die KI beschleunigt Extraktion und Zuordnung und liefert Vorschläge. Die Plattform lässt sich auch ohne diese Unterstützung nutzen, dann werden Anforderungen und Merkmale manuell erfasst und bewertet.
Lässt sich DECOTA an unsere Systeme anbinden?
DECOTA bietet eine REST-API für die Anbindung an bestehende Systeme. Welche Schnittstellen für Ihren Fall sinnvoll und möglich sind, klären wir anhand Ihrer Systemlandschaft. Verfügbarkeit einzelner Anbindungen sagen wir erst zu, wenn sie geprüft ist.
Ist DECOTA LLM-agnostisch?
Ja. DECOTA ist nicht an einen einzelnen Anbieter von KI-Sprachmodellen gebunden. Die Plattform unterstützt unterschiedliche Anbieter sowie lokal betriebene Modelle. So lässt sich die Modellwahl an Ihre Anforderungen an Qualität, Kosten und Datenschutz anpassen. Welche Modelle für Ihre Anwendungsfälle geeignet sind, stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab.
Können wir eigene KI-Modelle oder bestehende Anbieterzugänge nutzen?
DECOTA unterstützt unterschiedliche Modellanbieter und die Konfiguration eigener Anbieterzugänge. Auch lokal betriebene Modelle können eingebunden werden. Eine zusätzliche Anbindung eigener Modellserver befindet sich derzeit in Prüfung. Gemeinsam klären wir, wie Ihre vorhandene KI-Infrastruktur für die gewünschten Anwendungsfälle genutzt werden kann.
Was kostet DECOTA?
Preise erhalten Sie auf Anfrage, abgestimmt auf Ihre Teamgröße und Anwendungsfälle. Welche Einsparungen möglich sind, können Sie vorab im ROI-Rechner abschätzen. Preisanfrage stellen →
Wie lange dauert die Einführung?
Der produktive Einsatz ist abhängig von Daten, Integrationen und Anwendungsfall typischerweise innerhalb weniger Wochen möglich. Den Starttermin planen wir gemeinsam mit Ihnen.
Können wir DECOTA in einem Pilot testen?
Ja. Ein Pilot mit Ihren eigenen Unterlagen und einem abgegrenzten Anwendungsfall ist möglich. Sprechen Sie uns gerne an, dann stimmen wir Umfang und Dauer gemeinsam mit Ihnen ab.
Eignet sich DECOTA für das Projektgeschäft?
Ja. DECOTA ist für Unternehmen gebaut, die kundenspezifische Projekte anbieten und dafür Lastenhefte, Ausschreibungen und komplexe Kundenanfragen bewerten müssen, etwa im Maschinen- und Anlagenbau, bei Automotive-Zulieferern oder in Bau und Infrastruktur. Technische Projektanforderungen werden mit Quellenbezug erfasst, gegen Vorgaben geprüft und mit Produkten, Varianten und früheren Projekten abgeglichen. Die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir DECOTA nicht mehr nutzen?
Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Auch nach Vertragsende können Sie Anforderungen, Bewertungen und Verknüpfungen strukturiert abrufen, unter anderem über die REST-API, und in andere Systeme übernehmen.